Pienet toimitukset, jotka koostuvat yhdestä tai kahdesta autosta varusteineen Ukrainaan, voidaan joskus suunnitella ja toteuttaa alle viikossa. Kun kokoluokka ja kunnianhimo kasvavat, myös työmäärä ja vaadittavat valmistelut ovat aivan toista luokkaa. Sisua Rajalle! -hankkeen suunnittelu ja valmistelut ovat kestäneet kuukausia, ja silti monet suuret päätökset tehtiin viime hetkillä. Viimeiset neljä autoa saatiin hankittua päivää ennen lähtöä, ja osa suuremmista varusteista ostettiin vielä samana päivänä, kun lähdimme matkaan.
Suurilta osin nämä myöhäiset ostokset johtuvat siitä, että lahjoitukset tulevat satunnaisesti, ja vasta viimeisinä päivinä voimme tietää, mihin lopullinen budjetti asettuu. Mutta se ei ole koko totuus, sillä joskus viime hetken päätöksiä on tehtävä myös silloin, kun pääsuunnitelma epäonnistuu tai uutta tietoa ilmenee. Kaikki, jotka ovat järjestäneet suurempia tapahtumia, tunnistavat tämän.
Oman osuuteni viime viikkoina ennen lähtöä kului suurimmaksi osaksi paloauton hankkimiseen ja varustamiseen - alue, joka oli minulle täysin uusi. Voitimme paloauton huutokaupassa ja noudimme sen Lappeenrannasta, mutta se tuli käytännössä ilman varusteita. Olimme yhteydessä neljään eri pelastuslaitokseen eri paikkakunnilta ja saimme järjestettyä joitakin tarvikkeita, mutta lähes kaikki pelastuslaitokset olivat jo lähettäneet ylimääräisen varustuksensa Ukrainaan, joten paljon puuttui. Vastaanottajamme lähettivät toivelistaa tarvitsemistaan varusteista, ja vaikka osa tavaroista oli arkipäiväisiä (moottorisaha, kohdevalaisimet), joukossa oli paljon hyvin erityistä terminologiaa, joka oli meille kaikille vierasta. Aina lähtöpäivään asti työskentelin saadakseni mahdollisimman paljon puuttuvaa, ja osan voimme yrittää poimia matkan varrelta Ukrainaan.
Marcus ja Andreas vastasivat pääasiassa reitin ja aikataulun suunnittelusta, mikä on paljon vaativampaa kuin miltä se kuulostaa. Kahdentoista ajoneuvon saattueessa ei pysähdytä ihan missä tahansa, vaan pysäköintitilaa on oltava runsaasti. Hotellit ja ravintolat on kaikki varattava etukäteen ja niissä on oltava tilaa noin 25 osallistujallemme, ja tämä luku eli viime hetkiin asti. Meidän on liikuttava hitaimpien ajoneuvojen tahdissa ja varattava runsaasti aikaa mahdollisille vastoinkäymisille matkan varrella. Monella eri kunnoissa olevilla ajoneuvoilla, on todellinen riski että jotain ongelmia tulee pitkällä matkalla. Kommunikaatio tapahtuu radiopuhelimilla, sillä on mahdotonta soittaa kaikille, jos jotain akuuttia tapahtuu, ja kuljettajat eivät voi tarkistaa ryhmäkeskusteluja.
Myös itse ajoneuvojen pakkaaminen vie paljon aikaa ja vaivaa, kun puhutaan rahtikonteista ja useista pakettiautoista. Tavarat on koordinoitava samoihin paikkoihin kuin ajoneuvotkin ja pakattava tavalla, joka on laillista ja turvallista, mitä kuka tahansa vapaaehtoinen ei osaa tehdä. Lisäksi on fyysisesti raskasta siirtää ja pakata suuria määriä tavaroita, mikä voi vaatia paljon fyysistä voimaa riippuen tavaran tyypistä. Esimerkiksi lastissamme oli kymmeniä siirrettäviä, n. 50 kg painavia sairaalapöytiä. Niitä ei voi asettaa minkään alle, mutta ne vievät paljon tilaa. Lähes kaikki on siis nostettava muiden tavaroiden päälle, usein metrin tai enemmän korkeuteen. Se ei ole ergonomisesti helpointa työtä, ja se on hikistä!
Lopuksi juridiset asiat on hoidettava. Tavaroiden tuonti Ukrainaan (tai itse asiassa vienti EU:sta) - jopa humanitaarisena apuna - ei ole helpointa ja vaatii paljon paperityötä. Onneksi meillä on kokeneita ukrainalaisia juristikollegoita, jotka tietävät tarkkaan, mitä vaaditaan ja varmistavat, että meillä on kaikki kunnossa. Se säästää valtavasti aikaa tullissa, jossa pahimmassa tapauksessa voi joutua istumaan päiviä (tai ei päästä sisään lainkaan), jos paperit eivät ole kunnossa.
Muutaman viikon stressin jälkeen tuntuu itse asiassa siltä, että itse matka tulee olemaan rauhallinen ja rentouttava siihen verrattuna!